Quy trình đặt câu hỏi và trả lời

Một phần không thể thiếu trong phần trình bày của bạn đó là trả lời những câu hỏi mà khán giả đặt ra cho bạn. Vậy nên, ngay từ lúc mở đầu bài trình bày, bạn hãy thông báo một cách rõ ràng sẽ có bao nhiêu thời gian dành cho phần đặt câu hỏi và trả lời. Điều này giúp bạn quản lý được toàn bộ buổi thuyết trình của mình một cách hiệu quả.

Mở đầu phần hỏi và trả lời

Thông thường, sau khi bạn kết thúc phần trình bày của mình, người nghe sẽ vỗ tay tán dương bạn. Vào giây phút đó, để chuyển tiếp sang phần hỏi và trả lời, bạn chỉ cần nói một câu đơn giản như: “Chúng ta sẽ có … phút cho phần đặt câu hỏi và trả lời sau đây. Anh/chị nào có câu hỏi đầu tiên?” Hành động này thể hiện rằng bạn đang sẵn sàng trả lời câu hỏi, và bây giờ là thời gian cho câu hỏi đầu tiên. Đừng quên thể hiện biểu cảm với vẻ mặt trông đợi những câu hỏi, cũng như giơ tay lên để hướng người nghe cởi mở đặt câu hỏi thứ nhất.

Khi có người đầu tiên đặt câu hỏi, hãy chuyển ánh mặt nhìn trực diện vào họ, tập trung và cho họ thấy rằng bạn đang lắng nghe. Một khi đã nghe và hiểu được câu hỏi, hãy diễn giải lại toàn bộ những người nghe còn lại trước khi đưa ra câu trả lời. Bằng cách diễn giải câu hỏi đó, bạn có thời gian tổng hợp lại các ý tưởng để giải quyết nghi vấn được đặt ra.

Trường hợp không có ai đặt câu hỏi

Đôi khi, người nghe không phản hồi hay ngại ngần đưa ra câu hỏi đến người trình bày. Điều này đơn giản là vì khán giả cảm thấy không chắc chắn vè mức độ “an toàn” của việc đặt câu hỏi. Vì vậy, bạn cần tạo một không khí thoải mái, giúp mọi người cởi mở hơn trong việc phản hồi và đặt câu hỏi cho bạn. Việc tự đặt câu hỏi cho mình cũng là một cách khuyến khích người nghe tham gia vào phần đặt câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể nói: “Một câu hỏi thường được đặt ra là…” và đưa ra câu trả lời cho vấn đề bạn vừa đưa ra. Sau đó bạn có thể hỏi: “Anh/chị nào có câu hỏi tiếp theo?” Bạn có thể nhận lại là khoảng thời gian ngắn yên lặng, nhưng đừng quá lo ngại vì thính giả cũng giống như bạn, họ cũng muốn lấp đầy vài giây yên lặng đó. Tuy nhiên, nếu bạn lặp lại việc mời mọi người đặt câu hỏi mà không nhận được hồi âm nào từ họ, thì bạn có thể tự đặt ra một câu hỏi khác và trả lời. Sau hai lần tự đặt câu hỏi và trả lời, bạn có thể cảm ơn người nghe vì đã chú ý và chuyển sang kết thúc bài thuyết trình của bạn.

Kết thúc phần hỏi và trả lời

Khi bạn nhận ra thời gian cho phần hỏi và trả lời đã hết, hãy đặt câu hỏi: “Anh/chị nào có câu hỏi cuối cùng?” Điều này là dấu hiệu cho người nghe biết rằng phần hỏi và trả lời sắp kết thúc. Không nên để thời gian yên lặng quá lâu, trong trường hợp khán giả không đưa ra câu hỏi, hãy nói lời cảm ơn và kết thúc bài trình bày của bạn.

Việc trình bày trước đám đông có thể đã mang đến cho bạn không ít những  căng thẳng, chưa kể đến việc bạn phải trả lời những câu hỏi khó hay phản hồi mang tính công kích từ người nghe. Vậy làm sao để ứng phó với những tình huống căng thẳng như thế này? Chuyên Gia Huấn Luyện của khóa học “Năng lực trình bày thực tiễn và truyền cảm hứng” sẽ hướng dẫn bạn vài công cụ và cách giúp bạn tự tin, điềm tĩnh và phản hồi trước những câu hỏi. Đồng thời, bạn cũng sẽ học được cách thuyết trình truyền cảm hứng và tạo ảnh hưởng đối với mọi người xung quanh.

IPP

Khóa học “Năng lực trình bày thực tiễn và truyền cảm hứng” trong Tháng 12 đang có ưu đãi đặc biệt GIẢM 5-10% khi đăng ký theo nhóm từ 2 người trở lên. Liên hệ ngay đến Chuyên Viên Tư Vấn của Dale Carnegie để biết thêm thông tin hoặc xem tại đây: https://goo.gl/96K4Yt

Dale Carnegie Vietnam

Bình Luận

Leave a Reply

CAPTCHA Image